Det er mange fallgruber og vurderinger som kan få katastrofale følger ved feil håndtering. Bevisste valg av transportør gir bedre prestasjoner og kan bidra til å hindre uønsket adferd og tap. Dersom det er behov for å bytte transportør, er det bedre med en kort avviklingsperiode enn seigpining inntil en ny transportør er på plass. Rask reaksjon, tydelig og direkte instruksjoner kan bidra til at skiftet går raskt og problemfritt.
Speditørene vil ha ulike transportørstrategier avhengig av om transportørene kjører fast og samarbeider tett med oppdragsgiver eller tilkalles ved behov. Speditøren vil også unngå transportører som konkurrerer om speditørens kunder eller «fisker» kunder gjennom kjøreoppdrag. Uavhengig av dette vil transportører alltid måtte konkurrere om oppdragene enkeltvis eller som pakkeforløp og større løsninger. I anbudsdokumentene fremgår det hva man skal konkurrere om og hvilke måleparametre speditøren benytter. Speditørens kunde vil også være en viktig premissgiver for oppdragene da det er denne kunden som til syvende og sist må betale for oppdraget og akseptere turopplegg og valg av underleverandør.
Einar Spurkeland
Einar Spurkeland skriver om yrkeskompetanse i Yrkesbil. Han har skrevet flere fagbøker om logistikk og transport, har erfaring fra logistikk- og transportbransjen. Kontakt: einar@spurkeland.no.
Flere vurderer "nøytrale" biler
Tradisjonelt har det vært vanlig at transportørene må tilby eksklusive profilerte biler for den speditøren han har kontrakt med. I dag er det flere som ser på mulighetene for å bruke nøytrale biler som kan ta med gods fra flere oppdragsgivere og få fulle enheter i begge retninger. Dette gjelder både for stykkgods og partigods. Det gir bedre utnyttelse og lavere transportkostnader.
I strategien til større oppdragsgivere vil det også være slik at man knytter til seg flere transportører for å sikre seg mot plutselig driftsstopp og ha tilgang til reservekapasitet. Transportørene vil følgelig få en oppdragsfordeling som gir minst mulig sårbarhet for leveringskvaliteten. Det bør alltid være konkurranse blant de transportører som gir tilbud på oppdrag. Transportbestilleren må også forsikre seg om at konkurransen åpner for muligheter til arbeidslivskriminalitet, sosial dumping og ulovlig transport. Det kan rammes av transportbestillerens medvirkningsansvar, som gjelder for alle typer næringsliv. Man har plikt til å påse at oppdraget følger lover og regler i arbeidslivet. Sjekk at transportøren har gitt korrekt informasjon om bedriften, bilmateriell, sjåførkompetanse og gjennomføring av oppdraget.
Ulike prismodeller
Det benyttes flere prismodeller i transportavtaler, blant annet timepriser, akkord pris pr sending, pris pr dag eller rundturpris. Provisjonsordning benyttes også. Uansett valg av prisopplegg er det viktig med et godt kvalitetssystem der svikt i leveringskvaliteten får konsekvenser. Ved bruk av resultatmålinger kan man ha regler for trekk i godtgjørelse og bonus ved overoppfyllelse av resultatene. Transportøravtalen må ha tydelige bestemmelser som er lett å håndheve. I en plan for samarbeidet vil det være ukentlig oppfølging og månedlige resultatmøter.
Fraktberegningen må også vurderes avhengig av godstype, volumer og krav til materiell og løsninger. Fraktberegningen vil følgelig kunne variere, men er svært viktig for å få lønnsomhet i transportoppdragene. Er det grenseoverskridende transport kommer også tillegg for valuta, energi, osv. I transportoppdraget er tjenestene spesifisert, gjerne dør-til-dør med sporing og elektroniske tjenester.
Transportkjøpere kan invitere til samarbeidsmøter der man gjennomgår transportopplegget for å finne gode løsninger og forbedringstiltak, hvor nyttig informasjon utveksles. Eksempelvis rapporter til avsendere og mottakere av varer. Andre temaer kan være konkrete momenter som omlasting, opplasting, klargjøring, pakking, emballasje, farlig gods, mv. Det kan videre gjelde sjåførkompetanse, materiellkrav, nye oppdrag og løsninger, samarbeid der volumene krever ekstra innsats, miljøkrav og retningsbalanse. Bilprofilering kan også være tema for faste biler. Bestiller du riktig, blir også leveringskvaliteten bedre.
Innkjøpsprosess
Innkjøp av transporttjenester må også følge felles rutiner bedriften benytter. Faser i en slik innkjøpsprosess vil være:
Utarbeidelse av anbudsdokumenter
Valg av aktuelle transportører
Utsendelse av anbudsdokument
Mottak av tilbud
Avklare beste tilbud
Forhandle med transportørene
Avtaleinngåelse
Kvalitetsfaktorer
Til større oppdrag bør man alltid hente inn flere tilbud for å kunne sammenligne pris og andre vilkår. Valg av transportør kan baseres på en prismodell når kvalitetsfaktorer er imøtekommet. Eksempler på kvalitetsfaktorer kan være:
Sjåførkompetanse
Materiellkrav
Forsikringer
Lovkrav
Skriftlig avtale som inkluderer alle godstyper
Skriftlig avtale med transportør bør alltid benyttes. I noen tilfeller kan avtalen være i en enklere form, men det er viktig å ha med standardiserte nøkkelpunkter. Avregning til transportør må også være en del av avtalen.
For transportøren sin del er det viktig at alle godstyper, -volumer og oppgaver er tatt med i avtalen. Det må også settes inn regler for informasjonslogistikken. Hvilke dokumenter kreves og hvilke IT-løsning og IT-utstyr er valgt. Transportørstrategi er viktig, men må følges opp med detaljerte arbeidsplaner og samarbeidsrelasjoner mellom partene. I «Transportbestilleren» (Fagbokforlaget) er det flere tips om riktig transportørstrategi. Tydelige transportørkontrakter med lovlige betingelser gir deg trygghet for at oppdraget vil gjennomføres på lovlig måte.
