Har din bedrift en beredskapsplan?

Eksempler på hendelser kan være uønsket driftsstans, IT-problemer, brann, eksplosjon, uhell med farlig gods, trafikkulykker, miljøulykker, svindel, trusler, terror, ran, tyverier og arbeidsulykker.

Listen kan sikkert gjøres lengre, men i prinsippet blir beredskapsarbeidet tilpasset den enkelte hendelse. Konsekvensene kan bli at bedriften ikke kan levere de varer og tjenester kundene forventer, slik at virksomheten stopper å fungere og i verste fall må opphøre.

Bedrifter som mangler beredskapsplaner kan også risikere negativt søkelys fra myndigheter, opinionen og mediene.

En beredskapsplan inneholder operative tiltak, kommunikasjonstiltak og tiltak knyttet til mennesker som berøres.

En beredskapsplan skal sikre god håndtering av krisesituasjoner og gi føringer for ledelse og ansatte for å løse krisen. Bedrifter som kjenner seg igjen i dette bildet bør utarbeide beredskapsplaner og øve minimum 1-2 ganger per år for å sikre at planen ikke bare blir et dokument i arkivet bare noen få har hørt om. Krisehåndteringen krever at alle aktiviteter er beskrevet og tildelt aktuelle medarbeidere.

Noen hovedpunkter:

• Gi informasjon til viktige målgrupper
• Ta vare på ansatte, pårørende, transportører og kunder
• Gi krisen førsteprioritet, kontakt aktuelle myndigheter
• Planlegg for verst tenkelig case
• Sett av ressurser til krisehåndtering
• Unngå at hele virksomheten involveres
• Gi god informasjon til mediene, bruk sosiale medier

Krisearbeid i praksis

Hold de som trenger informasjon direkte løpende oppdatert. Etabler et kriseteam som koordinerer arbeidet. I noen kriser er det flere møter daglig, eller morgenmøte og ettermiddagsmøte for oppsummering av status.

Ved større kriser må daglig leder være kriseleder som delegerer oppgaver til underliggende ledere. Større bedrifter har også fagansvarlige for sikkerhet, farlig gods, kommunikasjon, HR, med videre som støtte til operative ledere.

Avhengig av krisens omfang vil kriseleder kommunisere med selskapets styre, større kunder, partnere, media og myndigheter. Involverte personer må brifes med utviklingen i saken inntil krisen er avsluttet og bedriften er tilbake i normal drift.

Krisehåndteringen omfatter informasjonsinnhenting, vurdering av alternative løsninger og gjennomføring av beslutninger tatt av kriseledelsen. Kriseteamet bør ha et møterom der all informasjon samles fysisk og digitalt. Her vil statusmøtene klarlegge situasjonen i sanntid, vurdere ulike løsninger og ta beslutninger for videre forløp. Her finnes logger for arbeidet og tekniske hjelpemidler for å iverksette raske beslutninger.

Ved større hendelser der mediene vil søke informasjon for å opplyse allmenheten om hendelsen kreves tydelige instrukser for de som kontaktes slik at den informasjonen som gis er presis og korrekt. I mange tilfeller vil kriseledelsen være nødt til å undersøke saken nærmere før man kan besvare de spørsmål journalistene har. Eller man henviser til en annen person som har direkte ansvar for saken. Feil informasjon til mediene kan gjøre vondt verre.

Noen eksempler på hendelser som krever en forutgående beredskapsplan:

Eksempel 1: Brann

Den som oppdager brann, må ringe brannvesenet og deretter utløse alarm internt og starte slokkingsarbeid om det er mulig. Redd alltid menneskeliv først og hjelp personer som trenger bistand. Steng kontorer og dører for å hindre spredning, advar andre mot fare, sperr av området og gå til oppsatt møteplass.

Eksempel 2: Uhell med farlig gods

Ved mindre uhell kan man vurdere om det kan rettes opp internt i henhold til internt regelverk. Ved større utslipp kontaktes brannvesenet, politi og AMK helse. Alarm må utløses omgående, sikkerhets- og verneutstyr må benyttes, sperr av området og sett ut egne ansatte som vakter for å hindre adgang til fareområdet. Sjekk vindretningen for å unngå at personer står der giftige gasser blåser. Dersom noen personer er skadet, så må de ha førsteprioritet. Ellers evakuer området. Dersom farlig gods er skadet skal også DSB, Arbeidstilsynet, SFT og kommunen også informeres.

Eksempel 3: Trafikkulykke

Dersom sjåføren blir direkte eller indirekte innblandet i en trafikkulykke må han stoppe kjøretøyet og bidra til å hindre flere ulykker. Det kan være å ta kommandoen på stedet inntil redningspersonell kommer til stedet, hjelpe til med førstehjelp, sette ut varseltrekant, dirigere trafikken forbi skadestedet og varsle arbeidsgiver eller oppdragsgiver om mulig forsinkelse.

Eksempel 4: Trusler og ran

Trusler kan fremsettes både per telefon, epost, fysisk brev og på flere andre måter. Dersom det kommer som brev bør man unngå å ta på brevet med fingrene, men legge det i en plastmappe slik at man ikke ødelegger mulige fingeravtrykk. Originalbrevet bør ikke kopieres eller videresendes, men oppbevares på et sikkert sted. Brevet bør heller ikke vises eller diskuteres med andre personer, men lag en liste over de personer som har berørt brevet. Deretter varsles nærmeste overordnet som tar det videre med ledelsen og kontakter politiet. Dersom noen ringer inn trusler, så bør det gjøres opptak av samtalen. Noter nummer og gi ingen føringer for hva som vil skje videre. Foreslå at innringer ringer tilbake senere.

Dersom man opplever eller ser et ran, så ring 112 omgående og hold linjen mens man snakker med raneren. Følg ranerens krav uten å gjøre motstand. Snakk rolig og bruk tid. Tiltak for å unngå ran fra laste- og varebiler er å ha gode rutiner ved lossing og lasting. Observer omgivelsene og følg med på uvanlig adferd. Det er bedre å varsle politi og arbeidsgiver tidlig enn for sent. Ta aldri med ukjente personer i bilen. Dersom varer blir stjålet er det viktig med en rask oversikt over hvilke varer det gjelder.

«Øvelse gjør mester»

Det er viktig at både ledelse og ansatte øver på beredskap. Det vil gjøre bedriften bedre i stand til å håndtere uønskede hendelser og gi bedre rolleforståelse. Slike øvelser kan gjennomføres som skrivebordsøvelser ("tabletop") eller virkelige øvelser med tildelte roller. Øvelsene bør settes opp med en konkret kjøreplan basert på valgte hendelser og avsluttes med en evaluering med gjennomgang av logg og praktiske øvelsesrutiner. Hensikten er å avdekke svakheter som bør rettes på i regelverk, planverk og rutiner.

Lykke til med beredskapsarbeidet!