Slik får du ja fra finansavdelingen

Andre Swensen har vært med på å bygge mange lagre, blant annet for Europris, Nille og Elektroimportøren. Det har vært mange diskusjonsrunder med finansavdelingen om rammene for investeringene logistikkavdelingen trenger.

Nå har han byttet side av gjerdet og begynt i Lager & Industrisystemer (LIS) som salgssjef for automasjon. Der bruker han erfaringen til å vise hvordan logistikk kan få gjennomslag hos finans.

– Da jeg var hos Elektroimportøren, gikk jeg til finansdirektøren og spurte om penger til et AutoStore-anlegg. «Hva koster det?», spurte han. Da jeg svarte 12 millioner, bare lo han, sier Swensen.

Men Swensen kom forberedt med et solid regnestykke som underbygget investeringen.

– Så viste jeg ham tallene. Da så han på meg og sa at «dette ser jo bra ut», ler Swensen.

Finansdirektøren måtte selvsagt regne på tallene selv før styret kunne ta en avgjørelse.

– Det er kanskje det morsomste styremøtet jeg har vært på. Jeg presenterte casen og hadde ikke kommet gjennom lysbildene før de sa ja, sier Swensen.

– Ikke be, anbefal

Logistikk-ringreven har altså kunnskap om hvordan en automasjonsinvestering kan forsvares. I sin nye rolle som selger av automasjon har han også naturligvis interesse av å dele den kunnskapen – og gjør det gladelig.

Hovedbudskapet er dette:

– Ikke be om penger – anbefal en investering.

Skal du anbefale en investering, er det viktig å gjøre grundig forarbeid. Det gjelder både å ha realistiske og relevante tall i regnestykket for hvor raskt investeringen vil betale seg tilbake, men også å legge grunnlaget hos ledelsen ved å innhente riktige forutsetninger.

– Du må varme det opp litt. For å lage et regnestykke må man ha gode inputdata. Da jeg satte opp casen i Elektroimportøren, ringte jeg finansdirektøren i forkant og ba om tall for planlagt omsetningsvekst, volumvekst og forventet lønnsvekst. Ikke gjett på slike tall – det er der mange bommer, sier Swensen.

Når du har vært i dialog og innhentet disse tallene, vet også ledelsen og styret at du jobber med noe. Forslaget kommer ikke ut av det blå, og forutsetningene i regnestykket vil være gjenkjennelige.

Avkastning og tilbakebetalingstid

Et sentralt mål i investeringsvurderinger er ROI – return on investment, altså avkastningen på investeringen. Samtidig er tilbakebetalingstid ofte det mest intuitive spørsmålet i beslutningsprosessen: Hvor raskt får man pengene tilbake?

– Innen private equity opererer mange med krav om relativt kort tilbakebetalingstid, ofte rundt tre år. I andre selskaper kan investeringshorisonten være lengre, sier Swensen.

ROI-kalkulator

LIS har nylig lansert en ROI-kalkulator for automasjonsinvesteringer, utarbeidet av Swensen. Den tar for seg relevante variabler i en investeringsanalyse og gir et beslutningsgrunnlag som kan brukes i dialog med ledelsen.

– Det er et hjelpemiddel for å se om en investering er noe du bør anbefale. Du får ikke et ja eller nei av en kalkulator alene, men du kan vekke nysgjerrigheten hos finansdirektøren, som vil regne videre selv. Du får ikke regne for en CFO, men du må være trygg på at det du legger frem er solid, sier han.

I kalkulatoren kan man også legge inn avvik, slik at man får frem både best case- og worst case-scenarier.

– Jeg ville lagt inn mest mulig realistiske tall, men samtidig anerkjent at man kan bomme, for eksempel med 20 prosent. Hvis investeringen fortsatt ser god ut selv med et slikt negativt avvik, blir beslutningen enklere, sier Swensen.

Intern konkurranse

En automasjonsinvestering konkurrerer ikke bare med andre lagerprosjekter, men med hele selskapets prioriteringer.

– For de fleste selskaper er det begrenset hvor mye investeringsmidler som er tilgjengelig hvert år, og du konkurrerer med andre avdelinger. Hvorfor skal vi investere i automasjon på lageret i stedet for å åpne to nye butikker som genererer inntekter?

Argumentet må derfor settes i en større sammenheng.

– Ja, men med flere butikker vil belastningen på lageret øke. Da kan en automasjonsinvestering bli enda mer lønnsom, sier Swensen.

WMS er en forutsetning

Én ting er han imidlertid helt tydelig på er en forutsetning for å vurdere automasjon:

– I bunnen av alt må det ligge et WMS. Du kan ikke gå inn i automasjon med papirbaserte prosesser. Har du ikke det allerede, så begynn med et WMS, få bedre oversikt og ta det stegvis.