Felleskjøpets store systemskifte har gitt dårligere varetilgjengelighet, lengre leveringstider og behov for ekstra bemanning. Et halvt år etter oppstart er vareflyten fortsatt ikke tilbake på ønsket nivå.
Felleskjøpet Agri satte 1. februar i drift sitt nye ERP- og vareforsyningssystem. Systemskifter av denne størrelsen har en lei tendens til å dra med seg både barnesykdommer og innkjøringsproblemer. Så også for Felleskjøpet.
Ada Schjelderup, konserndirektør drift og utvikling i Felleskjøpet Agri.Foto: Felleskjøpet
Allerede etter første kvartal fortalte landbrukssamvirket om forsinkelser og redusert vareflyt. Da resultatene for andre kvartal ble lagt frem nylig, kom det frem at utfordringene hadde fortsatt inn i sommeren.
– Utfordringene har blant annet gitt forsinkelser i vareflyten og gjort det vanskeligere å få varer effektivt gjennom verdikjeden og ut til butikk og kunde. Det har i perioder ført til redusert varetilgjengelighet og lengre leveringstid, forklarer konserndirektør drift og utvikling Ada Schjelderup til Logistikk Inside.
Traff store deler av vareflyten
Det nye systemet berører store deler av Felleskjøpets verdikjede, fra innkjøp og lagerstyring til ordrebehandling, varepåfylling og distribusjon.
Ifølge Schjelderup kan problemene ikke spores tilbake til én enkelt del. Det er samspillet mellom nye systemer, integrasjoner og arbeidsprosesser som har gitt utfordringer og lavere effektivitet og kapasitet i deler av vareflyten.
For de ansatte har konsekvensen vært mer manuelt arbeid og behov for alternative løsninger for å holde leveransene i gang. Felleskjøpet har også satt inn ekstra bemanning på enkelte områder.
Kundene har merket problemene gjennom dårligere varetilgjengelighet og lengre leveringstider.
– Vi vet at dette har vært særlig krevende for bønder som er avhengige av varer og reservedeler til den daglige driften. Vi beklager konsekvensene dette har fått for kundene våre, påpeker Schjelderup.
250 millioner ekstra bundet opp
Problemene har også satt tydelige spor i balansen. Ved utgangen av andre kvartal anslo Felleskjøpet at kapitalbindingen var rundt 250 millioner kroner høyere enn normalt som følge av overgangen til det nye vareforsyningssystemet.
Det skyldes blant annet høyere varebeholdning og forsinket fakturering.
Også resultatet er påvirket. Rapportert EBITDA for første halvår var 661 millioner kroner. Justert for netto engangsposter knyttet til systemovergangen var EBITDA 712 millioner kroner. I tillegg kommer effekten av forskjøvet og redusert salg og den midlertidig høyere kapitalbindingen.
Problemene med varetilgjengelighet har ifølge selskapet bidratt til redusert salg av butikkvarer, maskiner og deler, samt færre verkstedtimer i første halvår.
Fortsatt ikke helt i mål
Et drøyt halvår etter oppstarten er situasjonen betydelig bedre. Den mest intensive fasen med ekstraordinær oppfølging er avsluttet, og løsningen er gått over i ordinær drift.
Men Felleskjøpet vil foreløpig ikke sette noen dato for når vareforsyningen skal være tilbake på ønsket nivå på alle områder.
– Vareflyten er betydelig bedret, men vi er ikke i mål på alle områder. Vi arbeider fortsatt med å stabilisere og optimalisere prosesser og hente ut gevinstene som ligger i den nye løsningen, forteller Schjelderup.
Bytter ut flere tiår gamle løsninger
Systemskiftet er et av de største moderniseringsprosjektene Felleskjøpet har gjennomført. På enkelte områder erstattes løsninger som har vært i bruk i flere tiår.
Målet er blant annet bedre vareflyt, sterkere styring og en mer robust vareforsyning.
- Hva har dere lært av innføringen? Hvis dere skulle gjennomført overgangen på nytt, er det noe dere ville gjort annerledes – særlig når det gjelder vareforsyning og logistikk?
- Dette er et av de største og mest komplekse moderniseringsprosjektene Felleskjøpet noen gang har gjennomført. Når man samtidig bytter teknologi og legger om etablerte arbeidsprosesser i en stor og kompleks verdikjede, er risikoen betydelig.
En viktig læring er hvor avgjørende samspillet mellom system, prosesser og mennesker er. Vi har også erfart betydningen av tilstrekkelig kapasitet til å håndtere avvik og manuelle prosesser når en så omfattende løsning settes i produksjon, forklarer Schjelderup.
- Vi skal evaluere innføringen grundig og ta læringen med oss videre. Nå handler det om å stabilisere løsningen ytterligere og hente ut gevinstene den skal gi i form av bedre vareflyt, sterkere styring og økt robusthet, avrunder hun.
